Excel

Excel保存時の注意

Excelファイルは開くと、保存した時のカーソル位置から開かれます。

作業途中であったりすれば問題ないのですが、納品する書類や多人数で閲覧する資料に関しては、保存時にカーソル位置を気にしたほうが良いと思います。

基本的には左上の「A1」セルに合わせてから保存。

私は、Excelファイルを保存する場合は右端のシートをアクティブにしてから、「Ctrl+Home」「Ctrl+PageUp」を交互に連打して左端のシートにたどり着いてから保存します。

こうすれば、すべてのシートのアクティブセルが「A1」になります。

Excelを複数のウィンドウで開く

Excel2007までのExcelではファイルを何個かダブルクリックで開くと、すべて同じウィンドウで開かれます。

別のウィンドウで開きたい場合は以下の方法で可能です。

  1. タスクバーに記載されているExcelのアイコンを右クリックしてExcelを選ぶ。
  2. タスクバーに記載されているExcelのアイコン上でマウスのホイール(中ボタン)をクリック。
  3. ダブルクリックでファイルを開くと、全て最初のウィンドウ側で開くのでExcelウィンドウにファイルをドラッグ&ドロップか、[開く]から対象ファイルを選択する。

普通に使う分には別ウィンドウで開いたりすることはないかもしれませんが、私は、新旧ファイルを「Ctrl + Tab」で交互に切り替えながら修正箇所を見比べる時に使ったりします。

「Ctrl + Tab」は同ウィンドウの中のブックファイルを切り替えるので交互に確認したい場合は2つのファイルだけを開く必要があります。

今開いているファイルを閉じずに確認したい時に便利です。

Excelファイルを読み取り専用で開く

仕事で色々なExcelファイルや開くのですが、今の現場ではファイルの保管場所が共有ディスク上にあり、更新したいからファイル閉じてほしいといわれることが多々あります。

間違って更新したくない場合や、ファイルをロックしたくない場合などは最初から読み取り専用で開くとこんなことは起こりません。

実はExcelファイルをShiftキーを押しながら右クリックするとメニューに「読み取り専用で開く」という項目があったりします。

ただ、これでも読み取り専用では開けません(バグがあるらしいです)。

読み取り専用で開くにはレジストリの設定が必要です。

※レジストリにはOSにかかわる重要なデータも存在するので、レジストリエディタを使用して編集を行うときは事前にバックアップをとっておくなど慎重に作業してください。
マイクロソフトのホームページでは以下のような警告をしています。

「レジストリエディタを正しく使用しないと、修正のために Windows を再インストールする必要のある、深刻なシステム規模の問題を引き起こす可能性があります。Microsoft は、レジストリエディタの使用によって発生した問題の解決は保証できません。このツールは、ユーザー自身の責任で使用してください。」

それでは設定方法を紹介します。

Excelファイルを読み取り専用で開く方法(xls形式ファイルの場合)

  1. 「ファイル名を指定して実行」を開く。
  2. 「regedit」と入力して[OK]をクリックする。
  3. 「HKEY_CLASSES_ROOT\Excel.Sheet.8\shell\OpenAsReadOnly\ddeexec」の「(規定)」を右クリックして修正を選択する。
  4. 「文字列の編集」ウィンドウで 「値のデータ」を下記の通り編集する。
    [open("%1",,,,,,,,,,,,,,1,,1)]

    [open("%1",,1,,,,,,,,,,,,1,,1)]
  5. 「HKEY_CLASSES_ROOT\Excel.Sheet.8\shell\OpenAsReadOnly」の値「Extended」を削除する。
    ※この設定でShiftキーをクリックしなくても右クリックメニューに「読み取り専用で開く」が表示される。

Excelファイルを読み取り専用で開く方法(xlsx形式ファイルの場合)

  1. 「ファイル名を指定して実行」を開く。
  2. 「regedit」と入力して[OK]をクリックする。
  3. 「HKEY_CLASSES_ROOT\Excel.Sheet.12\shell\OpenAsReadOnly\ddeexec」の「(規定)」を右クリックして修正を選択する。
  4. 「文字列の編集」ウィンドウで 「値のデータ」を下記の通り編集する。
    [open("%1",,,,,,,,,,,,,,1,,1)]

    [open("%1",,1,,,,,,,,,,,,1,,1)]
  5. 「HKEY_CLASSES_ROOT\Excel.Sheet.12\shell\OpenAsReadOnly」の値「Extended」を削除する。
    ※この設定でShiftキーをクリックしなくても右クリックメニューに「読み取り専用で開く」が表示される。

以上の設定をした上で、右クリックメニューの「読み取り専用で開く」をクリックして開くと、読み取り専用状態でExcelファイルが開きます。

Excelの役立つショートカットキー

Excelを使用する上で役に立つ、またよく使うショートカットキーを紹介します。

Excelショートカットキー

太字の書式の設定と解除を切り替えるCtrl + B
[検索と置換] ダイアログ ボックスの [検索] タブを表示Ctrl + F
[検索と置換] ダイアログ ボックスの [置換] タブを表示Ctrl + H
斜体の書式の設定と解除を切り替えCtrl + I
Microsoft Office Backstage ビュー の [印刷] タブを表示Ctrl + P
現在のファイルを上書き保存Ctrl + S
下線の設定と解除を切り替えCtrl + U
ブック内で次のシートに移動Ctrl + PageDown
ブック内で前のシートに移動Ctrl + PageUp
次のブックに切り替えCtrl + Tab
前のブックに切り替えCtrl + Shift + Tab
現在の日付を入力Ctrl + セミコロン (;)

私はExcelのショートカットキーは多すぎて覚えられません(笑)
ただ、よく使う機能や、時間のかかる操作について覚えておくと作業時間が短縮されます。

SEの仕事をしていて、よく使っていたショートカットキーが上記になります。
特にブック内でのシート移動「Ctrl + PageDown」「Ctrl + PageUp」や、複数のブックを開いている場合のブック切り替え「Ctrl + Tab 」「Ctrl + Shift + Tab」は重宝します。

ブックの切り替えはWindowsのショートカットキー「Alt + Tab」を使用してもいいのですが、他のアプリケーションも対象になってしまうのでExcelのブックだけを対象に変えるのであれば「Ctrl + Tab 」「Ctrl + Shift + Tab」が便利です。

また、仕事で書類を作成する場合に作成日を入れることが多いと思います。
普通に記入すると「2015/05/12」と入れるのにキーを10回叩かないといけませんが「Ctrl + セミコロン (;)」で記入できるので効率的です。
「Ctrl + コロン (:)」で現在日時が記入できたりもします。

人によってよく使う機能は異なると思うので自分がよく使う機能についてショートカットキーを調べてみると更に作業が効率化できるかもしれません。

Microsoftのホームページにショートカットキーが一覧化されておりいろいろあって面白いので一度全てに目を通してみてはどうでしょうか。
プロフィール
はじめましてSEをやっているsyoと言います。

ブログでは仕事をしている上で、見つけた便利な小技や、ツール等を紹介したいと思います。

アニオタなのでアニメに関することも
書いているかもしれませんが・・・。
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