「ほうれんそう」は社会人なら誰でも1度くらいは聞いたことのある言葉だと思います。仕事をしていく上での基本だと教えられることも多いですが、この考えはもう古いという人もいます。
私も「ほうれんそう」が重要だと言われて育った人間なので、自分なりに考え、まとめてみました。
「ほうれんそう」とは？
そもそも「ほうれんそう」とは何かというと、報告・連絡・相談の頭文字をほうれん草と掛けた略語です。一般的に、1982年に山種証券の山崎富治社長が社内キャンペーンで始めたことで、著書「ほうれんそうが会社を強くする」がベストセラーとなり広く知られたものです。
報告
報告とは、上司や先輩から与えられた仕事や指示に取り組み、その途中経過や結果を知らせることです。上司や先輩が現在の仕事の進捗状況の把握や、次の仕事の調整等を判断するための重要な材料となります。
連絡
連絡とは、自分の持っている情報を関係者に伝えることです。この際、相手との上下関係にかかわらず必要な人にいきわたらなければなりません、また自分の意見や憶測を含めないことが重要です。
相談
自分だけで判断が難しい時や、行き詰ってしまった時に、周囲に意見を求めることです。疑問や相談点を残したまま仕事を進めてしまうと思わぬ問題が表面化したりする可能性があります。
時代遅れと言われる理由
「ほうれんそう」が時代遅れやもう古いと言われる理由には以下のようなものがあると思います。
- 細かいことを報告するのに余計な時間を取られる
日報や週報を書かされるところは多いと思いますが、どこそこに営業に行きましただとか、予定している作業の20%程が完了しましただとか、途中経過の報告なんて不要ですし、わざわざ書くのに時間がかかります。 - 一方通行の連絡でも会議として時間を取られる
双方向で意見を交わしあうような会議であれば良いですが、定例会などで各チームの進捗や連絡事項を行うだけの会議に全員で参加したり、その会議のための準備でわざわざ資料を作成したり、本来の業務外の作業で時間を取られます。 - なんでもかんでも相談していたら育たない
仕事内容を「どう進めればよいのかわからないので教えてください」と相談されたからと言って1から10まで伝えていたらその人間は指示待ち人間になってしまいます。
これだけを見てみれば確かにその通りかなと納得してしまいそうですが、そもそもこれは本来の「ほうれんそう」の考えとは異なります。
本来の「ほうれんそう」の意味
本来の「ほうれんそう」は部下が上司に向けての行動と思われがちですが、上司から部下に向けての「風通しのよい職場環境を作る」ための目標のようなものです。
下からの意見をどう吸い上げるか、みんなが働きやすい環境をどう作るか、暖かい人間関係をどう作るか、少数精鋭で社員1人ひとりに厚く報いるには…と、つね日ごろ頭を悩ませていたとき思いついたのが、“ほうれんそう”だった。
ほうれんそうが会社を強くする―報告・連絡・相談の経営学
これが「ほうれんそう」は重要と、言葉だけが先行して曲解され、古いといわれるような考え方が横行していったのではないでしょうか。
私自身は「ほうれんそう」は今でも通用する大事な考え方だと思っています。
「ほうれんそう」は決して古い考え方ではない
私は「ほうれんそう」は決して古い考え方ではなく、今の世の中でも通用する重要な考え方だと思っています。ここで私自身が「ほうれんそう」が今でも重要だと思う理由をあげていこうと思います。
報告
そもそも、報告は社会人にとって必須のことだと思っています。現在の仕事の進捗率や、遅れるなら遅れた原因も含めて早急に報告しないと、リカバリー策も講じられません。
上司も部下一人ひとりに目を光らせられるわけではないので、報告によって現状の判断をします。報告がなければ仕事が滞ってしまいます。ただし、上手くいっていますなどの報告は不要で、上手くいっているのなら完了して最後にすれば良いと思います。
あくまで、報告は最後の完了報告と、問題点や課題の報告が大事です。
また、報告とは少し違うかもしれませんが仕事の途中で「確認」することがとても重要です。
仕事を完了して報告しても、上司の意図とはずれていたら最初からやり直しとなり、その作業にかけた時間が無駄になってしまうだけでなく、期日に間に合わなくなってしまうこともあります。
アウトプットは完成品でなく、ラフでも良いので「こういう形で作成しますが、問題ありませんか？」のように確認することでやり直しが減少します。
連絡
連絡も仕事を滞らせないために欠かせないものだと思っています。
例えば、会議の日時連絡だとか、議事録の共有などがあげられると思います。人間なので忘れることもあるので、前日に確認メールを送信することで会議をすっぽかされるようなこともなくなりますし、議事録を共有することで決まったことが後でくつがえることが少なくなります。
相談
相談は仕事が行き詰っている時や物事を決定する時にためになります。
もちろん何も考えないで「どう進めれば良いのか教えてください」みたいな相談は論外です。
私が正しいと思う相談はアドバイスを求めることです。
例えば「進める方法が2つあるがどちらの方が良いと思うか」や「解決策が見つからないため、何か良い案はないか」などです。
人と意見をかわすことで判断材料が増えたり、新しい切り口が見つかってさらに良い案がでることもあります。
これは部下から上司だけでなく、同僚間、上司から部下へというのも必要です。そうすることで、さらに「ほうれんそう」のしやすい環境が作られていくと思います。
仕事のできる人は「ほうれんそう」がうまい
「ほうれんそう」がめちゃくちゃだとトラブルの原因となります。
- 意図と異なった成果物の完了報告
「確認」がなかったため、間違った成果物が出てきて手戻りが発生する。 - 課題やミスの報告が遅い
発生した時にすぐ対応しておけば解決できたものも、最悪手遅れになる。また、隠ぺいしようとしていたのかと信用も無くす。 - 連絡漏れ
他チームとの会議を実施する必要があったが、連絡漏れによって会議がバッティングして再調整となる。 - 無駄な相談を実施する
「どう進めれば良いのか教えてください」だと、自己成長もないし相手に自分の仕事を押し付けているようなもの。 - 報告や相談が長い
要点がまとめられていなくて相手の時間を無駄に消費する。
このような「ほうれんそう」が増えたのも、考え方が古いといわれるようになった一因と思っています。私はトラブルを起こさないため「ほうれんそう」をうまく使いこなせる人が仕事のできる人だと思っています。
正しい「ほうれんそう」を行うことできっと上司からの信頼も得られるはずです。
「報告・連絡・相談(ほうれんそう)」以外のビジネスの心得
今は「報告・連絡・相談(ほうれんそう)」以外に、社会人の心得として様々なものがあるみたいです。
どのようなものがあるのか最後に紹介していきたいと思います。
怒らない、否定しない、助ける、指示する(おひたし)
「報告・連絡・相談(ほうれんそう)」を行う部下に対する上司の心得として多くの人に称賛されているようです。
よく新人さんに報告・連絡・相談(ほうれんそう)を教えるけど、自分はその報告に対して
お:怒らない
ひ:否定しない
た:助ける(困り事あれば)
し:指示する
と『ほうれんそうのおひたし』で心掛けてる。悪い内容でもこの点を注意してると新人さんは早めに相談してくるので対策打ちやすい— Hound (@Hound_7) September 19, 2017
確認・連絡・報告(かくれんぼう)
「ほうれんそう」の「相談」が「確認」に変わっています。やっぱり「確認」は重要視されているようですね。
相談だと「次はどうしたらいいでしょうか？」と調べる前にすぐ聞く人が増えたために、これでは「指示待ち人間」ばっかりになってしまうということで「自主的な人間」を育てるために考えられたもののようです。
上司に「確認」しながら進めていき、適宜「連絡」して、最後に「報告」する。
個人的には「相談」は仕方が問題なだけであって、必要なものだと思っています。なので「報告・連絡・相談(ほうれんそう)」も「確認・連絡・報告(かくれんぼう)」もどちらも重要だと思います。
困ったら、使える人に、投げる(こまつな)
自分ではどうしようもない状態になった時、抱え込んでしまうのではなく、上手く周りに頼りなさいということですかね。ただ、これはそれができる人間関係を作っていく必要もあります。
また、文字だけ読んで自分の仕事をせずに周りの仕事を増やしていくはた迷惑な人も出てきそうで怖くもあります。
気にせず休む、苦しいときは言う、なるべく無理しない(きくな)
「働き方改革」やその一環の「有給休暇5日消化の義務化」で随分行いやすい環境にはなってきました。ただ、これが出来たら苦労はしないし、これが出来る人はそもそも苦労をしていない気がします。
沈黙する、限界まで言わない、最後まで我慢(ちんげんさい)
最もやってはいけないことらしいです。確かに、これは体を壊したり精神を病んだりする原因となるものですね。
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